Где и как хранить документы в Облаке
Каждой компании необходимо не только вести учет в 1C, но также организовать собственное корпоративное хранилище всей документации – всевозможных бланков, шаблонов, рекламной продукции, регламентов и пр.
Компания часто сталкивается с необходимостью иметь под рукой различные документы, чтобы оперативно их использовать для проведения соответствующих операций и своего развития. Достаточно вспомнить о встрече менеджера с клиентом компании, когда переговоры складываются достаточно перспективно, достигается соглашение о сделке, но шаблона договора под рукой нет. Приходится переносить встречу на следующие дени, что явно негативно сказывается на лояльности клиента и повышает риск несостоявшегося сотрудничества.
Будет ли подобная сделка успешной?
Такое ожидание и промедление при заключении сделки явно чревато для успеха компании, поскольку интерес клиента снижается, возникают абсолютно ненужные риски. Их можно избежать при наличии под рукой необходимых документов для проведения сделки. Ведь при наличии шаблона с собой менеджер сразу выехал бы от клиента с заключенным договором. Достичь такого результата можно благодаря хранению документов компании в облаке, которое позволяет получить к ним доступ в абсолютно любой момент.
В такой ситуации возникает резонный вопрос, что можно предпринять для разграничения доступа к документации своей компании? Поскольку такой вопрос может быть решен локально за счет отдельных папок на различных компьютерах, но при этом необходимо организовать общий доступ к единой документации. Это легко организовать при работе с облаком: организуется хранение всей документации на общем ресурсе.
На первый взгляд такой принцип может вызвать логичные сомнения и вопросы. Ведь как можно разграничить доступ пользователей к информации, хранящейся на едином ресурсе. В частности, вряд ли будет актуальным доступ продавцов к данным бухгалтерии.
Однако, стоит понимать, в распоряжении современных облачных сервисов достаточно мощный инструментарий для разграничения доступа к документации. В распоряжении компании возможности для создания удобной, простой и рациональной иерархии всех используемых документов. При этом можно устанавливать для пользователей соответствующие права доступа, чтобы предоставлять возможность работы только с необходимой им документацией
Важно также помнить, что размещение документов на локальных ресурсах приводит к дополнительным рискам утраты либо повреждений. Поскольку повреждения и сбои локального оборудования часто приводят к потере важной и необходимой информации, которую, в результате, невозможно восстановить.
Рациональным решением проблемы становится использование облачных сервисов. В таком случае в распоряжении пользователя находится улучшенная отказоустойчивая система с профессионально организованным резервным копированием.
Следовательно, в случае выхода из строя одной из копий сохраняется стабильная работа приложения, без потери необходимых для работы данных. Функционал большинства облачных провайдеров предполагает опцию резервного копирования, копия данных может быть перенесена на локальный ресурс пользователя.
Такой принцип при работе с облаком позволяет гарантировать более удобное, надежное и рациональное хранение данных по сравнению с локальными ресурсами. Функционал облачных технологий предполагает получение необходимой документации в любой момент. Опытные специалисты поддерживают сохранность информации и грамотную поддержку пользователя. Такой подход на практике позволяет полностью исключить вероятность потери необходимых данных, а возникшие вопросы оперативно решаются в режиме реального времени при звонке представителю компании-подрядчика.